Kanban-metoden används nu i praktiskt taget alla miljöer, särskilt nu när digitala Kanban-kort och plattformar har blivit mycket populära. Verktygen du nu kan använda för att organisera uppgifter i Kanban-kort är också mer avancerade än någonsin.
Kanbanize, en av de ledande lean project management-lösningarna, erbjuder nu en mängd funktioner med sin digitala Kanban-kortplattform. Du kan ha ett initiativ med flera brädor, anpassade brädor utformade för specifika delar av projektet och till och med kort med massor av detaljer.
Att byta till Kanban-metoden är dock bara början. För att verkligen dra nytta av det och användningen av digitala Kanban-kort måste du veta hur du drar tillvägagångssättet till det yttersta. De tips och tricks vi ska diskutera i den här artikeln hjälper dig att göra just det utan problem.
Använd Beroenden
En av de saker vi verkligen älskar med Kanbanize är förmågan att skapa beroende uppgifter över flera brädor. Låt oss säga att du arbetar med ett apputvecklingsprojekt och att du har separata team som hanterar olika delar av projekten som UI / UX-design och utveckling. Du vet att vissa delar av projektet är beroende av att de andra fortsätter.
Det är här beroenden kommer till nytta. Frontend-utvecklarna kan till exempel markera sin utvecklingsuppgift som “Väntar” för att visa beroende. När UI-designarna är färdiga med designen för appen kan utvecklarna sedan använda utdata från den processen och börja arbeta med att skapa ett användbart användargränssnitt.
Som projektledare har du en fågelperspektiv på situationen. Du vet vilka uppgifter som beror på andra uppgifter och om dessa beroenden påverkar flödet i hela projektet. Det är också lättare att beräkna den tid som krävs för att slutföra delar av projektet när man tar hänsyn till beroenden.
Lean Project Estimation
Med tanke på att beräkna den tid som krävs för att slutföra uppgifter, kan du använda ett digitalt Kanban-kort också göra exakta uppskattningar innan projektet startar. Återigen lägger Kanbanize till den här funktionen som en del av sina verktyg så att du kan vara mer noggrann när du tilldelar tidsramar och bestämmer längden på projektet.
Metoden för beräkning av uppskattningar är känd som Monte Carlo-simuleringen. Vad är en Monte Carlo-simulering? Det är i grunden en process för att beräkna beslut i ett projekt som tar hänsyn till risker och andra faktorer, inklusive data från tidigare arbetsflöden och uppgifter. Du kan mäta genomströmning och analysera cykler exakt med den här metoden.
I en projektledningsmiljö, vad är en Monte Carlo-simulering användbar för? Mycket faktiskt. Du kan till exempel exakt beräkna den tid du behöver för att slutföra ett visst antal uppgifter. Du kan också simulera genomströmning och cykeltid baserat på fördefinierade parametrar, så att du kan organisera uppgifter baserat på ditt lags faktiska kapacitet.
Utforma styrelsen för specifika krav
Det grundläggande Kanban-kortet är användbart för att hantera ett stort antal uppgifter. Standardstrukturen för planering – gör – klar är praktiskt, särskilt eftersom majoriteten av arbetsflöden och processer är beroende av detta 3-stegs strategi för hantering. När allt kommer omkring måste varje uppgift gå igenom dessa tre steg innan de levereras framgångsrikt.
Att hålla sig till det trestegsmetoden är dock inte alltid det bästa sättet att gå. Medan du fortfarande kan hantera ditt projekt med den här designen finns det bättre Kanban-kortdesigner som du kan använda för att samla mer insikter och behålla mer kontroll över uppgifterna. Med hjälp av föregående exempel kan kortet för UI / UX-design struktureras annorlunda än kortet för innehållsskapande för appen.
Det betyder att du har fullständig frihet att definiera dina egna etapper. En UX-designprocess kan pågå forskning som pågår, med varje steg uppdelat i mer detaljerade steg. Innehållsskapande kan å andra sidan dra nytta av vertikala nivåer mer än de horisontella stadierna. Återigen är det upp till dig att utforma brädet för specifika krav.
Lägg till dimension
Med verktyg som Kanbanize kan du lägga till fler dimensioner för hur du använder Kanban-metoden. I stället för att ha en tvådimensionell tavla för varje projekt kan du definiera en portfölj och ha flera projekt inuti den; ja, du kan också ha flera portföljer med olika mönster. Varje projekt kan sedan ha detaljerade uppgifter som tilldelats olika personer.
Det multidimensionella tillvägagångssättet gör digitala Kanban-kort lämpliga för bred användning. Metoden kan nu användas för att hantera olika avdelningar inom en organisation. Samma flerdimensionella tillvägagångssätt kan också användas för att strukturera olika projekt, skapa beroenden mellan dem och förbättra flödet i allmänhet.
Detta tillvägagångssätt, och det förbättrade flödet det ger, har nu en extra fördel.
Bättre analys
I slutet av dagen är målet att använda Kanban-metoden inte bara för att förbättra hur du hanterar projekt och uppgifter, utan att hitta sätt att förbättra arbetsflöden och processer på lång sikt. Det är här avancerad analys blir mycket användbar. Som nämnts tidigare kan du utföra analyser och granska ditt lags resultat baserat på detaljer inspelade av Kanban-plattformen.
Baserat på den tid som krävs för att ett kort ska gå från Pågår till Klar kan du till exempel analysera arbetsflödet för flaskhalsar och potentiella problem. Du har också möjlighet att undersöka hur varje lagmedlem presterade tidigare; mer specifikt kan du övervaka hur teammedlemmar hanterar olika typer av uppgifter som tilldelats dem.
Förbättrad analys leder till en annan stor fördel: förbättrad förutsägbarhet. När du har mycket insikter att arbeta med blir varje beslut du fattar datadrivet. Som ett resultat kommer du att få bättre, mer exakta beslut som tas med tanke på ditt team och hur projekten kommer med beaktas.
Komplettera dina projekt genom att byta till en smart och digital Kanban-kortlösning som Kanbanize. Den mängd verktyg du kommer att ha till ditt förfogande – från det ögonblick du byter – är väl värt att driva om du vill att varje projekt du kör ska vara effektivt och effektivt. Dina teammedlemmar kommer också att älska den tydlighet som tillhandahålls av digitala Kanban-kort.
