Om din hårddisk misslyckas eller kraschar kan konsekvenserna vara förödande, särskilt om du behåller din e-post på din dator med lösningar som Microsoft Outlook. Många av oss glömmer att säkerhetskopiera våra e-postmeddelanden och om det finns ett problem med datorn kan vi förlora viktig elektronisk kommunikation. Den goda nyheten är att det är möjligt att säkerhetskopiera Microsoft Outlook utan större krångel. Med några steg kan du bevara viktig information och se till att den alltid är tillgänglig när du behöver den. I allmänhet är det lämpligt att säkerhetskopiera dina data online och i den här artikeln kommer vi att gå igenom instruktionerna för att säkerhetskopiera Microsoft Outlook 2010.
Hur man skapar en Outlook-datafil
För att säkerhetskopiera Outlook är det nödvändigt att kombinera all användares data i en Outlook-datafil, som har ett PST-format. Genom att göra detta är det möjligt att överföra Outlook-information till en annan dator, en extern hårddisk eller den säkerhetskopieringstjänst du väljer. Det bör noteras att alla anpassade mappegenskaper inte behålls när de exporteras till en PST-fil. Användarbehörigheter, visningsalternativ och liknande information överförs inte när du importerar säkerhetskopieringsfilen. Här är stegen som krävs:
- Klicka på fliken Arkiv i det övre vänstra hörnet av Outlook-applikationen. Under menyn, välj alternativknappen och knappen Avancerat i nästa skärm. Leta efter fliken “Exportera” på skärmen för avancerade inställningar och klicka Nu ska du se guiden Importera och exportera. Välj alternativet som säger “Exportera till en fil” och klicka sedan på Nästa. Du kommer att bli ombedd att välja från en lista med alternativ. Välj den som säger “Outlook Data File (.pst)” och klicka på Nästa.
Hur man väljer ett konto för säkerhetskopiering
- Nästa del av processen är att välja de konton som du vill säkerhetskopiera. Du kan se alla konton som finns på en dator genom att bara kontrollera de översta mapparna i katalogstrukturen. Tänk på att du bara kan välja ett konto för säkerhetskopiering varje gång. Detta innebär att du kan behöva upprepa steget mer än en gång när du hanterar system som har flera konton. Efter att du har valt ett konto är alla e-postmeddelanden, kontakter, kalenderhändelser, uppgifter och anteckningar som är kopplade till kontot redo att vara Säkerhetskopieras. Därefter kommer du att bli ombedd att välja en plats där du vill spara .pst-filen och filnamnet. Observera att om du har använt exportfunktionen tidigare kommer det sista filnamnet och platsen att anges som standard. Om du vill skapa diskreta säkerhetskopieringsfiler, se till att du anger ett unikt namn eller en plats varje gång du utför exportprocessen.
Så här lägger du till lösenordsskydd i säkerhetskopian
När du skapar en ny .pst-fil har du möjlighet att lägga till ett lösenord för att skydda filen. Du kan göra detta genom att gå till dialogrutan Datafil och skriva in lösenordet du vill använda. När lösenordet har angetts kommer du att bli ombedd att upprepa lösenordet tillbaka till Outlook för att se till att det är korrekt. Om du uppdaterar en PST-fil som tidigare skapades och den är lösenordsskyddad, kommer guiden Importera och exportera dig automatiskt att ange det lösenord du angav när filen ursprungligen skapades. När du har angett lösenordet måste du gå till Outlook-datafillösenordet i det övre högra hörnet av skärmen och klicka på “OK”.
