Brist på personlig kommunikation. Kultur skillnader. Olika tidszoner. Upplever du dessa frågor från första hand i ett geografiskt spridd team?
De goda nyheterna behöver inte vara så. I vår guide avslöjar vi vanliga utmaningar med distribuerade team och hur man löser dem.
1. Brist på personlig kommunikation
Förmodligen är en av de största problemen i distribuerade team brist på kommunikation. Ganska ofta arbetar teammedlemmar i flera år i rad och träffas aldrig personligen. Som ett resultat blir det en utmaning att “redo” kroppsspråket hos dina arbetskamrater och deras känslor via en webbkamera.
Med olika tidszoner, när det inte är bekvämt att ha en konversation i realtid, kan situationen bli ännu värre. Skriftliga meddelanden kan helt enkelt förmedla fel budskap eller avsikt. Basecamp, ett avlägset första företag, föredrar fortfarande att skriva meddelanden, med ett undantag. Deras regel är att skriva meningsfulla meddelanden i långform i stället för att chatta eller skapa möten. De förväntar sig inte omedelbart svar: i brådska kan beslutsfattandet försämras.
Men affärskommunikation är inte den enda. Avslappnade vattenkylarsamtal eller kaffepauser är lika viktiga. Om du använder Slack för din lagkommunikation kan du prova en Donut-app som slumpmässigt ansluter fjärrkollegor. Donut hjälper lagkamrater att föreslå ett datum och skickar uppföljningar efteråt för att se till att kollegor är anslutna. Sådana appar hjälper dig att bygga en hälsosam atmosfär, stärka känslan av ett samhälle och bygga en stark företagskultur.
Vissa företag övar videokonferenser över samtal för att undvika multitasking under samtal och upprätthålla kontakt. Srini Koushik, CTO för Magellan Health, säger att deras anställda föredrar videokonferenser eftersom det hjälper till att binda även personer som inte har träffats personligt ännu och öka konversationen nästa gång.
Om du inte vill gå vilse i havet av budbärare och videokonferensverktyg, försök
IM + -applikation som samlar olika kommunikationsverktyg – från Slack och LinkedIn till Facebook Messenger och Skype under ett tak. Appen gör det enkelt att växla mellan program, chatta, dela filer och till och med lägga till flera konton för personlig och företagskommunikation.
2. Brist på öppenhet
“Bara för att jag inte ser dig arbeta, litar jag inte på dig” är ett vanligt tänkesätt bland chefer i avlägsna team. Eftersom det inte finns någon fysisk förmåga att titta på anställda på sina arbetsplatser leder det till bristande transparens och misstro hos lagmedlemmarna.
Låt oss se hur ett Jackson River-företag hanterar frågan om arbetshantering. I sitt arbetsflöde förlitar de sig på veckomässiga personalmöten och separata möten bara för chefer samt en svit med projektledningsverktyg och delade dokument. Alice Hendricks, VD på Jackson River, tror att deras nyckel till framgång med att bygga transparent arbetsflöde ligger i öppen företagskultur och personliga relationer som ökar produktiva fjärrprocesser.
För att hjälpa dina anställda att hantera sin arbetstid effektivt och öka transparensen i arbetsflöden, överväg att använda en tidsspårare som Timing-appen. Timing analyserar aktivitet på en dator och genererar insiktsfulla rapporter som hjälper dig att analysera tiden på jobbet. Du kan också exportera data från appen och göra dem till fakturor.
Buffer, ett företag som utvecklar verktyg för sociala medier, bytte till fjärrkontroll 2015. De etablerade några bästa metoder för att öka transparensen i sina arbetsprocesser. Till exempel håller Buffer sina intäkter, kundutgifter, riskkapitalfinansiering och till och med anställdas löner helt öppna. En sådan metod hjälper Buffer att undvika antaganden och rykten om företagets tillstånd.
Slutligen håller ett e-handelsföretag Square “stadshus” -möten och delar protokoll från möten efteråt med alla anställda. Således håller ett företag alla på samma sida och håller anställda informerade om de senaste uppdateringarna.
3. Koppling från teammedlemmar
I avlägsna team lider företagskulturen och kontakterna bland anställda i första hand. Eftersom det inte finns någon personlig kommunikation är det en utmaning att dela kunskap och fördjupa anställda i atmosfären i ditt företag.
För att undvika situationen när dina teammedlemmar känner sig bortkopplade, överväg dessa bästa metoder:
Skapa en centraliserad kunskapsbas. Håll alla nödvändiga resurser, juridiska dokument och arbetsflöden till hands, så avlägsna anställda behöver inte starta långa chattar och vänta på hjälp vid behov och kan snabbt lära känna de interna reglerna och traditionerna.
Skapa traditioner som förbinder människor. Traditioner skapar en känsla av gemenskap och tillhörighet till något viktigt. Till exempel “Tacksamhet” fredagar är de dagar då anställda kan tacka sina kollegor för deras stöd eller vänliga kommunikation. Eller så kan du göra årliga sammankomster för alla anställda som Basecamp gör.
Motivera anställda att samarbeta. “Us vs Them” tänkesätt är vanligt i fjärrlag, det är därför du måste hålla ett öga på korrekt samarbete. Uppmuntra dina teammedlemmar att be om hjälp, dela med sig av sina bekymmer och ta initiativ när de tycker att det är nödvändigt.
Var öppen. När ett företags planer och ambitioner är transparenta, känner de anställda att de arbetar för ett uppnåeligt mål. Dela dina planer regelbundet och involvera människor i att uppnå önskade mål för att skapa en anslutning och bygga ett hållbart arbetsgivarvarumärke.
Be om feedback. Undersökningar och återkopplingsformulär gör att du kan bedöma nivån av engagemang och emotionellt tillstånd hos dina anställda. Efter att ha samlat in feedback, glöm inte att genomföra de mest föreslagna aktiviteterna, så ditt team känner att du verkligen bryr dig.
4. Tidszonsskillnader
Företag med geografiskt spridda anställda som Basecamp och GitLab står naturligtvis inför frågan om olika tidszoner. Lyckligtvis är allt hanterbart.
Buffertanställda övar så mycket asynkron kommunikation som möjligt och förstår att det är svårt att synkronisera alla i ett team. Ett sådant tillvägagångssätt leder till färre distraktioner och meningslösa pingar och samtal i budbärare.
Designteamet Help Scout är fördelat på fem olika tidszoner, så de använder inspelade videor för att gå igenom designkoncept och förklara varje bit i en prototyp. Dessutom behåller de pågående dokument i appar som Dropbox Paper för att dela sina arbetsplaner och aktuella dagordningar.
På GrooveHQ förlitar sig chefer på appar som World Time Buddy för att hitta överlappande tidszoner och synkronisera i minst 30 minuter med teamet. Delade kalendrar hjälper också till att räkna ut en teammedlems tidszon och deras tillgänglighet.
Om du letar efter en praktisk app som hjälper dig att effektivt planera arbete över olika tidszoner och konvertera tid när du är på språng, kolla in World Clock Pro i en Setapp-samling. Du kan lägga till föredragna tidszoner till dina favoriter och till och med kontrollera det lokala vädret, i alla fall. När allt kommer omkring hjälper ett avslappnat samtal om vädret dig att bryta isen i en konversation och börja kommunicera på en positiv ton.
Avslutar
Hur övervinner du utmaningarna hos distribuerade team? Om du föredrar att lita på automatisering och verktyg som minskar det manuella arbetet, titta på appar för avlägsna (och inte bara!) Team i vår Setapp for Teams-samling. Vi har gjort tunga lyft för dig och plockat de mest effektiva apparna för att öka ditt lags produktivitet och optimera fjärrarbete.
